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威斯尼斯人203626com档案室管理规定(修订版)

发布时间:2017-12-25 15:32:00

(一)档案室管理职责

1、整理、存放及管理英美澳项目、法国项目及网络专科学生试卷、成绩、论文、调查报告、实习报告及毕业档案等;

2、开具学生成绩证明、在读证明、毕业证明及课程描述(具体程序见附表1);

3、管理存放于档案室的教师用书,办理教师借阅手续;

4、管理英美澳项目、法国项目及网络专科其他档案及资料;

5、配合学院进行内外教学审(检)查工作;

6、档案室保密性较强,室内场地不得随意挪作他用,的确需要时,由相关部门提出申请,经教学院长签字批准后方可。 

(二)试卷袋的提交及存放

1、对于英国项目,档案室只存放白色学生资料袋,即英国项目部和教师办审查通过的试卷袋,档案室按相关程序接收(试卷袋的具体要求见附表2,试卷提交流程见附表3),不存放未经审查的黄色考试专用袋。Redo及补考的学生答题册由阅卷教师批改后直接钉在学生原答题册后,并放置于原试卷袋内,不需单独用补考试卷袋存放;

2、澳洲项目和法国项目按黄色试卷专用袋提交资料,其要求见附表2的黄色考试专用袋部分。补考答题册需另用黄色试卷袋放置,每门补考课程按专业放置试卷袋,试卷袋封面按正常考试封面填写完整,并附注“补考”字样,袋内放置要求按正常考试试卷袋标准放置。(澳洲项目具体试卷提交流程见附表4,法国项目具体试卷提交流程见附表5)。

3、毕业班的纸质试卷、实习报告、调查报告及论文,档案室自毕业保留三年,以备查档,三年后,档案室有权进行处理。

(三)其他档案及资料(即非试卷档案)的提交及存放

1、除试卷袋外的其他档案的提交,均应由提交部门以蓝色文件盒的形式提交,文件盒侧面需填写完整,附内置清单,清单需经项目部主任签字认可后,一式三份,一份放置在文件盒内,一份交给档案室管理,一份由项目部自行留存。提交人员和档案室人员需在存档登记表上登记、签字确认;

2、非存档性资料非经许可,不许存放于档案室,如有特殊原因需暂时存放该资料,需由所属部门开具申请并经教学院长签字批准才可存入。

(四)试卷袋及其他档案、资料的相关管理规定

1、对试卷袋的核查:查阅人员在办完相关登记手续后,在档案室内进行,不得随意借出,如有特殊情况需外借,由申请外借人写申请报告经申请人所属部门主任签字后,经教学院长批准,由申请人提交给档案室,办理相应外借登记后方可借出;

2、其他档案、资料的核查需在档案室内进行,如需外借,需持相关部门主任签字及教学院长签字批准的申请到档案室办理外借登记手续后,方可借出;

3、教师用书的外借需在档案室办理教师用书外借登记,每本书借阅期限为2个月,如需续借需办理续借手续,超期或离职不还者,由档案室提交名单和所欠教材资料情报到院办,院办给予酌情从工资中扣除相关书款;

     学生成绩申诉需在班主任处领取申诉表填写后,由班主任交给相应项目的教学管理人员,由相应项目的教学管理人员安排教师凭申诉表到档案室核查试卷。

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